ทุกคนเคยได้ยินประโยคนี้กันไหม? กับคำกล่าวที่ว่า “บริษัททุกแห่งล้วนเป็นบริษัทซอฟต์แวร์” ประโยคนี้ไม่ได้หมายว่าไม่ว่าบริษัทไหน ๆ ก็เปลี่ยนมาผลิตซอฟต์แวร์ แต่มันแปลว่าบริษัททุกแห่งล้วนต้อง ‘อาศัย’ ซอฟต์แวร์ในการทำงานทั้งนั้น  โดยเฉพาะในยุคที่ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันเข้ามามีบทบาทสำคัญ ซอฟต์แวร์หลายตัวจึงถูกเลือกใช้จากบริษัทนั้น ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้พนักงาน เมื่อทุกคนทำงานง่ายขึ้นแล้ว ก็จะส่งผลโดยตรงต่อคุณภาพของตัวงานเช่นกัน 

ดังนั้นสำหรับ The Gang Technology ที่เป็นทั้ง Software House และยังเป็นองค์กรที่ต้องอาศัยซอฟต์แวร์ในการทำงาน เราจึงต้องพิถีพิถันในการเลือกซอฟต์แวร์เป็นอย่างมาก ที่สำคัญคือต้องเหมาะสมสำหรับผู้ใช้งานด้วย 

แต่เดิม The Gang Technology มีการใช้ซอฟต์แวร์หลายตัวเพื่อให้เหมาะสมกับแนวทางการทำงานของแต่ละแผนก เช่น Developer ใช้ซอฟต์แวร์ A, Marketing ใช้ซอฟต์แวร์ B, Operation ใช้ซอฟต์แวร์ C และยังมีซอฟต์แวร์ที่เรียกว่า Timebinder ที่พนักงานทุกคนต้องเข้าไปกรอกรายละเอียดการทำงานของตัวเองแต่ละวัน รวมถึงใครที่ต้องการลาป่วย,ลากิจ,ลาพักร้อน ก็ต้องขออนุมัติผ่าน Timebinder    

สรุปได้ว่าเราใช้ถึง 4 ซอฟต์แวร์ในการทำงาน แม้จะสะดวกต่อแต่ละฝ่าย แต่ก็ใช้ทรัพยากรด้านงบประมาณจำนวนมากเช่นกัน อีกทั้งยังพบปัญหาเมื่อบางแผนกต้องทำงานร่วมกันกับแผนกอื่น ๆ จึงต้องมีการเรียนรู้การใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ ทำให้เกิดความยุ่งยาก และผลาญทรัพยากรด้านเวลาไปพอสมควร 

ดังนั้นเราจึงเริ่มมองหาซอฟต์แวร์ที่ครอบคลุมเนื้องานของทุกแผนก ง่ายต่อการใช้งาน ช่วยประหยัดทรัพยากรในทุกด้าน ทั้งด้านเวลาและงบประมาณ จึงเป็นที่ว่าทำไม The Gang Technology ถึงได้ Say Goodbye ซอฟต์แวร์ทั้งหลายที่เคยใช้ เพื่อเลือกใช้ “Odoo” เป็นซอฟต์แวร์หลักในบริษัทเพียงซอฟต์แวร์เดียว 

Odoo เป็นระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) หรือเรียกง่าย ๆ ว่าเป็นซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจแบบครบวงจร ประกอบไปด้วยฟีเจอร์และโมดูลมากมาย เช่น บัญชีและการเงิน ทรัพยากรบุคคล ระบบ CRM ระบบจัดการคลังสินค้า รวมไว้ใน Odoo ที่เดียว ใช้ร่วมกันได้ทุกแผนก ไม่ต้องเสียเวลาและเสียงบประมาณในการใช้ซอฟต์แวร์หลายตัวแยกตามการใช้งาน 

ความพิเศษของ  Odoo คือเป็นระบบที่มีความทันสมัย  โครงสร้างโมดูลสามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานและเจ้าของธุรกิจ  โดยโมดูลหลัก ๆ ใน Odoo ได้แก่ 

Sales Management: จัดการกระบวนการขาย ใบเสนอราคา การสั่งซื้อ และการเรียกเก็บเงิน 

Purchase Management: จัดการกระบวนการซื้อใบสั่งซื้อ การรับสินค้า และการชำระเงิน 

Inventory Management: ตามและจัดการสต็อกสินค้า การรับ-จ่ายสินค้า 

Manufacturing Management: วางแผนและจัดการกระบวนการผลิต 

Human Resources: จัดการข้อมูลพนักงาน เงินเดือน และกระบวนการจ้างงาน 

Accounting: งานด้านบัญชีทั้งหมด การเงิน และรายงานทางการเงิน 

CRM: จัดการข้อมูลลูกค้าและกระบวนการการขาย 

Website Builder: สร้างเว็บไซต์และร้านค้าออนไลน์ 

E-commerce: บริการการขายของออนไลน์ 

Project Management: จัดการโปรเจคและงาน 

Point of Sale: การขายหน้าร้าน 

Timesheets: การบันทึกเวลาทำงาน 

Discuss: การสนทนาภายในองค์กร 

Survey: สร้างแบบสำรวจ 

Marketing Automation: การตลาดผ่านช่องทางออนไลน์ 

Employee Directory: สารบัญพนักงาน 

ที่ว่ามาทั้งหมดยังไม่จบนะคะ ”Odoo” ยังมีอีกหลายโมดูลที่น่าสนใจอีกเยอะเลยค่ะ 

ความเปลี่ยนแปลงเมื่อชาวแก๊งเริ่มใช้ Odoo 

1. Workflow ลื่นไหลมากขึ้น 

เพราะ Odoo ช่วยลดขั้นตอนต่าง ๆ ในการทำงานให้น้อยลง เช่น เมื่อต้องการเบิกค่าใช้จ่าย เราไม่จำเป็นต้องปรินท์เอกสาร ทำสำเนาสลิปเพื่อยื่นเบิก ทั้งยังต้องรอการอนุมัติที่ใช้เวลานาน เมื่อมี Odoo แล้ว เพียงส่งไฟล์ในรูปแบบ E-Doc ผ่านแอปพลิเคชัน Expenses ก็รับเงินเข้าบัญชีแบบไม่ต้องรอนาน ด้วยขั้นตอนง่าย ๆ   

2. เพิ่ม Working Space 

ให้พนักงานมีพื้นที่การทำงานที่สะดวกยิ่งขึ้น เช่น การสร้าง Task งานใน Project Management เพื่อใช้ในการบรีฟ ทำ ส่งต่องานให้กับคนในแผนกหรือเพื่อนต่างแผนก โดยข้อมูลทุกอย่างเชื่อมถึงกัน ไม่ต้องเสียเวลาสลับแอปพลิเคชันไปมา 

3. การติดต่อระหว่างคนในองค์กรสะดวกมากขึ้น 

ด้วยความที่ The Gang Technology มีหลายแผนก และส่วนใหญ่เรา Work from Anywhere เดิมทีเราต้องเผชิญกับปัญหาการติดต่อที่ไม่ทั่วถึง หรือต้องติดต่อกันโดยมี HR เป็นตัวกลาง แต่ใน Odoo พนักงานทุกคนสามารถติดต่อกันได้โดยตรงไม่ต้องผ่านใคร เพียงคลิกเข้าไปหา Contact เพื่อนร่วมงานในแอปพลิเคชันที่ชื่อว่า Employee Directory 

4. Workflow การทำงานเพิ่มขึ้นและ Process ลดลง 

เท่ากับเป็นการเพิ่ม Productivity ให้กับคนในองค์กร เมื่อมี Productivity ที่ดี ข้อดีที่ส่งผลตามมาก็หนีไม่พ้น Work-Life Balance ของพนักงานที่สมดุลยิ่งขึ้น ไม่ต้องเหนื่อยกับการส่งต่องานหลายต่อ หรือเสียเวลากับขั้นตอนทำงานหลายขั้น 

5. บอกลางานประเภท Manual 

เช่น ทีม HR จากเดิมที่ต้องคอยรวบรวมข้อมูลและเอกสารสำคัญต่าง ๆ ของพนักงานทีละแพลตฟอร์ม เมื่อเปลี่ยนมาเป็น Odoo ก็สามารถรวบรวมทุกอย่าง ไม่ใช่แค่ข้อมูลและเอกสาร แต่ยังสามารถคำนวณวัน ขาด ลา ของพนักงานได้รายบุคคล รวมถึงการทำเงินเดือนก็ไวและสะดวกกว่าเดิม เพราะระบบของ Odoo สามารถ Export ออกมาเป็น Report ให้เราได้เลย 

ด้วยเหตุผลทั้งหมดนี้จึงเป็นสาเหตุว่าทำไมการเปลี่ยนมาใช้ Odoo ถึงช่วยประหยัดทรัพยากรด้านงบประมาณและเวลาได้เป็นอย่างดี The Gang Technology จึงเลือกใช้ซอฟต์แวร์ตัวนี้เข้ามาอำนวยความสะดวกให้ชาวแก๊ง 

ดังนั้นในฐานะ Software House ที่ได้ทำการเลือกซอฟต์แวร์อย่างพิถีพิถันและได้ทำการทดลองใช้มาอย่างครบฟังก์ชัน เราจึงการันตีได้ว่า Odoo เป็นระบบ ERP ที่เรียกได้ว่าเป็นเลิศในทุกด้าน เหมาะกับองค์กรที่ต้องการหาซอฟต์แวร์ที่ครอบคลุม ตอบโจทย์ทุกแผนก ช่วยประหยัดงบประมาณและเพิ่ม Productivity ให้พนักงาน แน่นอนว่า Odoo คือคำตอบที่ดีที่สุด