ทุกวันนี้การเก็บไฟล์บนคลาวด์ หรือ Cloud Storage กลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานในหลาย ๆ องค์กร และยังเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของเราอีกด้วย แต่ถึงแม้ Cloud จะช่วยให้เราสามารถทำงานได้สะดวกมากขึ้น แต่ถ้าเราใช้งานไม่ถูกวิธี ก็อาจเกิดความเสี่ยงได้ทั้งการเกิดข้อมูลรั่วไหลและทั้งความไม่เป็นระเบียบของไฟล์ต่าง ๆ
เราจะสรุปวิธีใช้ Cloud Storage ให้ปลอดภัย พร้อมการบริหารจัดการไฟล์ให้เป็นระบบ เพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดความเสี่ยงในระยะยาว
Cloud Storage คือพื้นที่สำหรับจัดเก็บ จัดการ และเข้าถึงข้อมูลหรือไฟล์ได้ผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เป็นหนึ่งในบริการที่อยู่บนระบบ Cloud Computing ที่เข้ามาแทนที่การเก็บข้อมูลในฮาร์ดไดรฟ์หรือแฟลชไดรฟ์ของตัวเอง ช่วยลดความจำเป็นในการเก็บข้อมูลเอาไว้ในเครื่องโดยตรง ซึ่ง Cloud Storage ทำหน้าที่เหมือนตู้เซฟสำหรับจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้บนเซิร์ฟเวอร์ออนไลน์โดยที่มีผู้ให้บริการ Cloud เป็นผู้ดูแลตู้เซฟนี้นั่นเอง ผู้ใช้งานสามารถอัปโหลด ดาวน์โหลด แชร์ข้อมูล และเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ทุกเวลา ทุกอุปกรณ์ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตก็สามารถทำได้
โดยก่อนหน้าที่จะมีการใช้ระบบ Cloud Storage องค์กรส่วนมากจะจัดเก็บข้อมูลแบบ On-Premise ซึ่งเป็นการจัดเก็บแบบที่ใช้ระบบไอทีที่องค์กรติดตั้งและดูแลรักษาด้วยตัวเอง ทั้งระบบเซิร์ฟเวอร์ (Server), ฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) ซึ่ง Cloud Storage เป็นตัวช่วยในการเปลี่ยนการจัดเก็บข้อมูลแบบ Analog มาเป็นแบบ On-Cloud ที่เป็นแบบ Digital มาพร้อมกับความสามารถในการเข้าถึงและทำงานกับข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกสบายผ่านอุปกรณ์ทุกรูปแบบที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม ที่สำคัญคือยังสามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้ Cloud Storage ยังมีได้เปรียบเรื่องความยืดหยุ่นของขนาดความจุ หรือ Scalability เมื่อเทียบกับการจัดเก็บข้อมูลแบบ On-Premise เพราะการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์สามารถให้ผู้ใช้ขยายหรือลดความจุได้ตามความต้องการโดยที่ไม่ต้องลงทุนกับฮาร์ดแวร์ชุดใหม่ที่มีค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและการบำรุงรักษาสูง ทำให้ลดต้นทุนไปได้ด้วย
อีกทั้งการเก็บข้อมูลไว้บน Cloud Storage ยังช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และการจัดการข้อมูลก็มีความปลอดภัยผ่านฟีเจอร์ Data Encryptions หรือ Automation Backups ทำให้องค์กร เช่น Amazon Web Services (AWS), Google Cloud และ Netflix ต่างก็ใช้ Cloud Storage กัน
ก่อนเลือกใช้บริการคลาวด์ควรตรวจสอบว่าผู้ให้บริการ Cloud Storage นั้น ๆ ผ่านมาตรฐานความปลอดภัยสากลหรือไม่ เช่น ISO 27001 รวมถึงปัจจัยอื่น ๆ ที่ควรพิจารณา เช่น
- การเข้ารหัสแบบ End-to-End เพื่อให้มีเพียงแค่ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงไฟล์นั้น ๆ ได้
- นโยบาย Zero-Knowledge เพื่อให้ผู้ให้บริการไม่สามารถดูหรือเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานได้
- การยืนยันตัวตนแบบหลายขั้นตอน (Multi-Factor Authentication หรือ MFA) เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัยขณะเข้าสู่ระบบ
- การป้องกัน Ransomware สำหรับการตรวจจับและกู้คืนไฟล์ที่ถูกโจมตี
ควรตั้งรหัสผ่านที่ซับซ้อนและไม่ซ้ำใคร และไม่ควรตั้งรหัสผ่านที่สามารถคาดเดาได้ง่าย เพื่อป้องกันการถูกแฮกซึ่งเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักของการสูญเสียข้อมูล โดยเคล็ดลับการตั้งรหัสผ่านให้แข็งแรงคือ
- ใช้อักขระอย่างน้อย 12 ตัว ซึ่งผสมด้วยสัญลักษณ์ ตัวเลข และตัวอักษร
- หลีกเลี่ยงการใช้ข้อมูลส่วนตัวในรหัสผ่าน เช่น ชื่อ หรือวันเกิด
- หลีกเลี่ยงการใช้รหัสผ่านเดียวกันในหลาย ๆ แพลตฟอร์ม และถ้าเป็นไปได้ก็ควรเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นประจำ
ควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลอย่างเข้มงวดและรัดกุมอยู่เสมอ และควรควบคุมการเข้าถึงข้อมูล เพื่อจำกัดการใช้งานที่เหมาะสม ทำให้มั่นใจว่ามีเพียงผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ และนี่ก็คือแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลโดยไม่ได้ตั้งใจ สามารถทำได้โดย
- หลีกเลี่ยงการเปิดแชร์ลิงก์แบบสาธารณะ และแชร์ลิงก์กับผู้ใช้งานที่เฉพาะเจาะจงแทน
- กำหนดช่วงเวลาที่สามารถเปิดลิงก์ที่แชร์
- แชร์ลิงก์แบบให้สิทธิ์แบบอ่านได้อย่างเดียว เว้นแต่ว่าจำเป็นต้องให้สิทธิ์แก้ไขจริง ๆ
- ลบสิทธิ์การแชร์เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้งานอีกต่อไป
เข้ารหัสข้อมูลทั้งขณะส่งผ่านระบบ (in transit) และขณะจัดเก็บ (at rest) ด้วยการเข้ารหัสแบบ 256-bit ซึ่งเป็นเทคนิคการเข้ารหัสข้อมูลหรือไฟล์ที่ใช้คีย์ 256-bit เพื่อแปลงข้อมูลให้เป็นรหัสที่อ่านไม่ออก โดยการทำงานผ่านอัลกอริทึม AES (Advanced Encryption Standard) ในโหมด 256-bit ทำให้การถอดรหัสด้วยการคาดเดาแทบเป็นไปไม่ได้ ซึ่งเป็นหนึ่งในวิธีการเข้ารหัสที่ปลอดภัยที่สุด และเป็นมาตรฐานการปกป้องข้อมูลสำคัญที่รัฐบาลสหรัฐอเมริกาและผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยทั่วโลกนำมาใช้ เพื่อเพิ่มความปลอดภัยป้องกันการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต และปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ
การใช้ Cloud Storage ให้ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพไม่ได้ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีที่ตัวผู้ให้บริการคลาวด์มีให้เพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่พฤติกรรมการใช้งานของตัวองค์กรและตัวเราเองก็สำคัญเช่นกัน ดังนั้นเมื่อพิจารณาเลือกใช้งานแพลตฟอร์ม Cloud Storage ที่เชื่อถือได้และมีนโยบายการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมแล้ว การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งาน รวมถึงขั้นตอนต่าง ๆ ที่ช่วยให้ข้อมูลสำคัญไม่รั่วไหล ก็จะช่วยให้คุณสามารถใช้งาน Cloud Storage ได้อย่างมั่นใจ ลดความเสี่ยงด้านข้อมูล และปลอดภัยในระยะยาวได้นั่นเอง
